Chi phí thuê không chỉ nằm ở tiền thuê mặt bằng
Khi xem xét một hợp đồng thuê thương mại, nhiều doanh nghiệp tập trung gần như toàn bộ vào mức giá thuê hàng tháng mà bỏ qua các khoản chi bổ sung đi kèm. Trong thực tế, tổng chi phí sử dụng mặt bằng thường cao hơn đáng kể so với con số được quảng bá ban đầu.
Các chuyên gia bất động sản thương mại thường nhấn mạnh rằng những khoản phí phát sinh bất ngờ có thể phá vỡ kế hoạch tài chính, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp mới. Điều này cho thấy việc đọc kỹ từng điều khoản là bước không thể bỏ qua.
Chi phí vận hành và dịch vụ tòa nhà
Một trong những nhóm chi phí ẩn phổ biến nhất là chi phí vận hành. Các khoản này có thể bao gồm bảo trì tòa nhà, điện nước khu vực chung, dịch vụ vệ sinh, an ninh hoặc các hạng mục kỹ thuật khác.
Nhiều hợp đồng yêu cầu người thuê chia sẻ các chi phí này theo tỷ lệ diện tích hoặc theo cách tính riêng của chủ nhà. Nếu cách tính không được mô tả rõ ràng, doanh nghiệp có thể đối mặt với những khoản tăng phí khó lường qua từng năm.
Thuế bất động sản và các khoản phân bổ liên quan
Một số hợp đồng thuê thương mại yêu cầu bên thuê gánh một phần hoặc toàn bộ thuế bất động sản của tòa nhà. Vấn đề phát sinh khi hợp đồng không nêu rõ cách xác định mức thuế hoặc cơ chế điều chỉnh khi thuế tăng.
Nếu tòa nhà bị điều chỉnh lại giá trị hoặc thuế suất thay đổi trong thời gian thuê, doanh nghiệp có thể phải trả thêm một khoản đáng kể mà không hề chuẩn bị trước. Đây là chi tiết cần được làm rõ ngay từ giai đoạn đàm phán.
Chi phí bảo hiểm vượt dự tính
Bảo hiểm cũng là một khoản chi dễ bị đánh giá thấp. Nhiều hợp đồng yêu cầu người thuê mua các gói bảo hiểm trách nhiệm, tài sản hoặc bảo hiểm bổ sung với mức bảo vệ cao hơn so với bảo hiểm kinh doanh thông thường.
Những yêu cầu này có thể khiến phí bảo hiểm tăng mạnh theo năm. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ điều khoản bảo hiểm trong hợp đồng với chính sách hiện có để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Trách nhiệm bảo trì và sửa chữa
Một số điều khoản trong hợp đồng có thể chuyển trách nhiệm sửa chữa sang cho người thuê, kể cả với những hạng mục quan trọng như hệ thống điều hòa, điện hoặc đường ống nước. Đây là nguồn phát sinh chi phí lớn nếu không được chú ý.
Việc phải sửa chữa hoặc thay thế các hệ thống kỹ thuật có thể tiêu tốn hàng chục đến hàng trăm triệu đồng. Vì vậy, cần xác định rõ những hạng mục nào thuộc trách nhiệm của chủ nhà và những gì người thuê phải chịu.
Phí bảo trì khu vực chung (CAM)
Phí bảo trì khu vực chung thường được dùng để chi trả cho cảnh quan, vệ sinh, bãi đỗ xe và an ninh. Tuy nhiên, nếu hợp đồng không có giới hạn trần hoặc danh mục chi tiết, chủ nhà có thể điều chỉnh phí theo cách khó kiểm soát.
Doanh nghiệp nên yêu cầu cung cấp lịch sử phí CAM trong các năm trước để đánh giá mức độ biến động và dự đoán chi phí tương lai.
Điều khoản tăng giá thuê
Không phải hợp đồng nào cũng giữ nguyên mức giá thuê trong suốt thời gian hiệu lực. Nhiều hợp đồng áp dụng cơ chế tăng giá định kỳ, theo tỷ lệ cố định hoặc theo chỉ số giá tiêu dùng.
Nếu phương pháp tăng giá không được giải thích rõ, tiền thuê có thể tăng nhanh hơn dự kiến. Việc tính toán trước tổng chi phí thuê cho toàn bộ thời hạn hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về ngân sách.
Chi phí khi chấm dứt hoặc gia hạn hợp đồng
Chi phí ẩn cũng thường xuất hiện ở giai đoạn kết thúc hợp đồng. Một số hợp đồng quy định phí chấm dứt sớm rất cao hoặc yêu cầu thanh toán toàn bộ tiền thuê còn lại dù đã trả mặt bằng.
Ngoài ra, điều khoản gia hạn có thể đi kèm mức giá mới cao hơn giá thị trường hoặc cơ chế tự động gia hạn nếu không thông báo đúng hạn. Đây là những chi tiết cần được kiểm tra cẩn trọng.
Cách bảo vệ doanh nghiệp trước khi ký kết
Cách tốt nhất để tránh chi phí ẩn là dành thời gian rà soát kỹ hợp đồng. Doanh nghiệp không nên ngại yêu cầu giải thích chi tiết từng khoản phí, cũng như đề nghị minh bạch hóa chi phí vận hành và bảo trì.
Việc nhờ luật sư hoặc chuyên gia bất động sản thương mại xem xét hợp đồng có thể giúp phát hiện những điều khoản bất lợi. Ngoài ra, đàm phán để giới hạn mức tăng phí hoặc loại bỏ trách nhiệm sửa chữa lớn là điều hoàn toàn khả thi.
Ký hợp đồng thông minh để tránh rủi ro dài hạn
Một hợp đồng thuê thương mại tốt không chỉ là hợp đồng có giá thuê thấp, mà là hợp đồng rõ ràng, minh bạch và phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Việc nhận diện và xử lý chi phí ẩn trước khi ký kết giúp doanh nghiệp tránh được những cú sốc tài chính trong tương lai.
Sự cẩn trọng ở giai đoạn đầu chính là nền tảng để doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển bền vững trong dài hạn.
