Quản lý tồn kho khi vừa làm vừa bán: 3 phương pháp đơn giản

Khi bạn vừa làm, vừa bán, vấn đề lớn nhất không phải là làm sao để bán được hàng mà là làm sao để quản lý kho hàng một cách hiệu quả. Nếu không kiểm soát tồn kho tốt, bạn sẽ gặp phải tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng đột ngột khi khách đặt hàng, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

Dưới đây là ba phương pháp đơn giản giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng, tránh bị lúng túng và thiếu sót khi bán hàng.

1. Phương pháp thủ công: Sổ sách và bảng Excel

Nếu bạn mới bắt đầu bán hàng và chưa có ngân sách để đầu tư phần mềm quản lý, cách đơn giản và tiết kiệm nhất là sử dụng sổ sách và bảng Excel. Đây là phương pháp truyền thống nhưng hiệu quả và dễ áp dụng.

Cách làm:

• Sổ sách: Ghi lại từng sản phẩm nhập kho, số lượng, giá trị hàng hóa, ngày nhập và ngày bán. Sau mỗi lần bán hàng, bạn sẽ ghi lại số lượng đã bán và số lượng tồn kho.
• Bảng Excel: Tạo một bảng tính đơn giản với các cột như: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng tồn kho, số lượng đã bán, số lượng còn lại. Sau mỗi đơn hàng, bạn chỉ cần cập nhật số liệu trên Excel để kiểm soát tình hình tồn kho.

Ưu điểm:

• Chi phí thấp, dễ làm và dễ thực hiện ngay từ đầu.
• Bạn sẽ luôn biết chính xác lượng hàng tồn kho mỗi khi nhìn vào bảng.

Nhược điểm:

• Nếu shop của bạn có nhiều sản phẩm, sổ sách và Excel sẽ dễ bị rối và dễ xảy ra sai sót.
• Phải theo dõi và cập nhật thủ công, rất mất thời gian.

Ví dụ:

Giả sử bạn bán đồ handmade như vòng tay, ví dụ có 3 mẫu:

• Mẫu A: 50 chiếc
• Mẫu B: 30 chiếc
• Mẫu C: 20 chiếc

Khi bán được 10 chiếc Mẫu A, 5 chiếc Mẫu B và 3 chiếc Mẫu C, bạn chỉ cần ghi lại và cập nhật bảng Excel như sau:

Cách này rất đơn giản nhưng hiệu quả nếu bạn chỉ có một vài sản phẩm bán.

2. Phương pháp dùng công cụ quản lý tồn kho trực tuyến

Khi shop của bạn bắt đầu phát triển, bạn sẽ cần đến công cụ quản lý kho trực tuyến. Những công cụ này giúp bạn kiểm soát tồn kho tự động, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Một số công cụ phổ biến như: Trello, Google Sheets (cho shop nhỏ) hoặc các phần mềm như Zoho Inventory, TradeGecko, QuickBooks Commerce.

Cách làm:

• Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý kho trực tuyến.
• Cập nhật số lượng tồn kho khi bạn nhập hàng và khi có đơn hàng mới. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho mỗi lần có giao dịch.
• Phần mềm cũng sẽ tự động cảnh báo khi hàng hóa gần hết hoặc khi bạn cần bổ sung thêm hàng, giúp bạn chủ động hơn trong việc duy trì mức tồn kho hợp lý.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và giúp bạn tự động hóa nhiều công đoạn.
• Các công cụ này sẽ giúp bạn quản lý được tồn kho trên nhiều kênh bán hàng khác nhau như website, Shopee, Lazada, Facebook, v.v.
• Hệ thống báo cáo và cảnh báo giúp bạn không bỏ sót việc thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá lâu.

Nhược điểm:

• Cần đầu tư chi phí sử dụng phần mềm (tùy vào công cụ).
• Yêu cầu phải có một chút kiến thức về công nghệ để sử dụng phần mềm hiệu quả.

Ví dụ:

Một cửa hàng bán quần áo sử dụng Zoho Inventory để quản lý tồn kho. Mỗi khi có đơn hàng mới trên website, phần mềm tự động cập nhật số lượng tồn kho và cảnh báo khi sản phẩm nào gần hết. Sau một thời gian, chủ shop đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc ghi chép thủ công và không còn phải lo lắng về việc thiếu hàng trong những đợt bán chạy.

3. Phương pháp "Just In Time" (JIT): Mua hàng khi cần

Phương pháp "Just In Time" (JIT) là cách mà bạn chỉ nhập hàng khi thực sự cần thiết, tránh tình trạng tồn kho nhiều sản phẩm không bán được. Phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn giúp bạn linh hoạt trong việc phản ứng với nhu cầu khách hàng.

Cách làm:

• Theo dõi xu hướng bán hàng qua các kênh, theo dõi số lượng bán trong tuần, tháng để nhận diện sản phẩm nào đang được ưa chuộng.
• Dựa vào đó, bạn chỉ nhập thêm hàng khi sản phẩm sắp hết, không cần nhập dự trữ nhiều trước.

Ưu điểm:

• Giảm chi phí nhập hàng và tồn kho.
• Bạn sẽ chỉ có hàng hóa đang bán chạy, không lo bị "ngồi trên đống hàng".

Nhược điểm:

• Yêu cầu bạn phải có khả năng dự báo nhu cầu của khách hàng một cách chính xác.
• Nếu không kịp thời nhập hàng, bạn có thể mất đơn hàng vào tay đối thủ.

Ví dụ:

Một shop bán phụ kiện điện thoại nhỏ áp dụng phương pháp JIT để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều. Sau khi theo dõi doanh số bán hàng trong 2 tháng, họ nhận thấy những mẫu ốp lưng màu đen và xám là sản phẩm bán chạy nhất. Vì vậy, họ chỉ nhập hàng ốp lưng theo đúng nhu cầu, không mua sẵn hàng dự trữ.

Quản lý tồn kho không phải là việc làm khó, nhưng nếu không cẩn thận, nó có thể gây ra rất nhiều phiền phức cho các shop nhỏ. Ba phương pháp đơn giản trên đây – từ việc dùng sổ sách, bảng Excel đến công cụ trực tuyến và phương pháp JIT – đều là những lựa chọn khả thi giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả mà không cần phải đầu tư quá nhiều.

Tùy vào quy mô và nhu cầu của shop, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp để giữ cho kho hàng luôn ở trạng thái cân đối, tránh thất thoát và tạo điều kiện cho doanh thu liên tục tăng trưởng.