Dựa trên một email nội bộ từng gây xôn xao, đây là 6 nguyên tắc họp hành của Elon Musk mà bất kỳ doanh nhân nào cũng nên học hỏi để xây dựng một cỗ máy vận hành tinh gọn và hiệu quả.
1. Nói không với những cuộc họp lớn vô giá trị
Nguyên tắc đầu tiên của Musk rất rõ ràng: "Đừng tổ chức các cuộc họp lớn trừ khi bạn chắc chắn rằng nó mang lại giá trị cho tất cả mọi người."
Các cuộc họp với quá đông người tham dự thường là một sự lãng phí tài nguyên khủng khiếp. Chúng là kẻ thù của sự tranh luận hiệu quả. Trong một căn phòng đông đúc, mọi người có xu hướng im lặng thay vì cởi mở đóng góp. Không khí thảo luận sôi nổi bị thay thế bằng sự trình bày một chiều, và không bao giờ có đủ thời gian để tất cả mọi người lên tiếng.
Theo một nghiên cứu từ Atlassian, một nhân viên văn phòng trung bình dành khoảng 31 giờ mỗi tháng cho các cuộc họp không hiệu quả. Hãy tưởng tượng con số này nhân lên với 20, 30 người trong một phòng họp. Chi phí cơ hội và sự lãng phí về lương là khổng lồ. Hãy giữ quy mô cuộc họp ở mức tối thiểu, chỉ mời những người thực sự cần thiết.
2. Rời khỏi cuộc họp nếu bạn không tạo ra giá trị
Đây có lẽ là nguyên tắc gây tranh cãi nhưng lại mạnh mẽ nhất của Musk. Ông khẳng định: "Hãy rời khỏi một cuộc họp ngay khi bạn thấy rõ mình không còn đóng góp gì nữa."
Nếu một cuộc họp không yêu cầu bạn nêu ý kiến, đóng góp giá trị hay đưa ra quyết định, thì sự hiện diện của bạn là vô ích. Việc ngồi đó chỉ để "cho đủ đội hình" là một sự lãng phí thời gian của chính bạn và làm loãng đi sự tập trung của những người khác.
Musk nhấn mạnh: "Rời khỏi cuộc họp không phải là bất lịch sự. Bất lịch sự là ở lại và lãng phí thời gian của người khác." Nguyên tắc này trao quyền cho nhân viên, khuyến khích họ tự ý thức và chịu trách nhiệm về thời gian của mình.
3. Phá vỡ hệ thống cấp bậc, giao tiếp trực tiếp
"Giao tiếp nên đi theo con đường ngắn nhất cần thiết để hoàn thành công việc, không phải thông qua 'chuỗi mệnh lệnh'."
Musk tin rằng để giải quyết vấn đề nhanh chóng, mọi người cần được nói chuyện trực tiếp với nhau, bất kể phòng ban hay cấp bậc. Việc thông tin phải đi qua nhiều tầng quản lý giống như trò chơi "tam sao thất bản", vừa làm chậm tiến độ, vừa có nguy cơ sai lệch thông điệp.
Một luồng giao tiếp tự do và trực tiếp sẽ tạo ra một vòng lặp phản hồi cực nhanh. Giao tiếp nhanh dẫn đến quyết định nhanh, và quyết định nhanh tạo ra lợi thế cạnh tranh sống còn trên thị trường.
4. Rõ ràng quan trọng hơn tỏ ra thông minh
Trong môi trường công nghệ cao, có một cám dỗ là sử dụng các thuật ngữ phức tạp, biệt ngữ và từ viết tắt để tỏ ra uyên bác. Musk kịch liệt phản đối điều này. Ông yêu cầu nhân viên của mình: "Đừng sử dụng các từ viết tắt hoặc những từ vô nghĩa cho các đối tượng, phần mềm hoặc quy trình tại Tesla. Nói chung, bất cứ điều gì cần giải thích đều gây cản trở giao tiếp."
Mục tiêu của giao tiếp là truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, không phải để trình diễn vốn từ vựng. Hãy chọn những từ súc tích, chính xác và dễ hiểu. Sự rõ ràng sẽ giúp loại bỏ hiểu lầm, tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi người cùng nhìn về một hướng.
5. Xóa bỏ các cuộc họp định kỳ vô nghĩa
"Hãy từ bỏ các cuộc họp thường xuyên, trừ khi bạn đang phải đối mặt với một vấn đề cực kỳ khẩn cấp."
Không có gì lãng phí thời gian hơn những cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng chỉ để "cập nhật tình hình" một cách máy móc. Một khi vấn đề cấp bách đã được giải quyết, các cuộc họp liên quan đến nó cũng nên được kết thúc ngay lập tức.
Một khảo sát của Harvard Business Review cho thấy 65% nhà quản lý cấp cao cho rằng các cuộc họp khiến họ không thể hoàn thành công việc của chính mình. Hầu hết các vấn đề cập nhật tiến độ có thể được xử lý hiệu quả qua email, tin nhắn trên Slack/Discord hoặc các công cụ quản lý dự án. Đừng làm gián đoạn dòng chảy công việc của cả nhóm chỉ vì một thói quen họp hành không còn giá trị.
6. Tuân thủ nguyên tắc, không phải quy định
Nguyên tắc cuối cùng của Musk thể hiện một tư duy cực kỳ linh hoạt và trao quyền: "Nói chung, hãy luôn chọn lẽ phải thông thường làm kim chỉ nam cho bạn."
Nếu một quy định của công ty rõ ràng là vô lý, không đóng góp cho sự phát triển chung hoặc không phù hợp với tình huống cụ thể của bạn, hãy tránh tuân theo nó một cách mù quáng. Quy định được tạo ra để phục vụ mục tiêu chung, không phải để trở thành rào cản. Musk khuyến khích nhân viên của mình tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi (first principles) thay vì các quy định cứng nhắc.
Xây dựng văn hóa hiệu suất, không phải "văn hóa họp hành"
Triết lý của Elon Musk không chỉ là một danh sách các mẹo vặt, mà là một cuộc cách mạng trong tư duy quản trị doanh nghiệp. Nó đề cao sự tôn trọng tuyệt đối dành cho thời gian, trao quyền cho cá nhân, khuyến khích giao tiếp thẳng thắn và tập trung vào kết quả.
Đối với các doanh nhân, việc áp dụng những nguyên tắc này có thể là một thách thức, đòi hỏi sự can đảm để thay đổi những thói quen đã ăn sâu. Nhưng phần thưởng nhận lại là một tổ chức nhanh nhẹn, linh hoạt và một đội ngũ được giải phóng khỏi gánh nặng của những cuộc họp vô bổ để tập trung vào điều thực sự quan trọng: tạo ra giá trị.
Đã đến lúc nhìn lại lịch làm việc của công ty bạn và tự hỏi: Cuộc họp tiếp theo có thực sự cần thiết, hay đó chỉ là một thói quen tốn kém?
